Ogłoszenie o pracę: administracji, finansów i dotacji

Ogłoszenie o pracę

Specjalista / Specjalistka ds. administracji, finansów i dotacji

Asystent / Asystentka dyrektorki zarządzającej (k/m/d)

20 godz. tygodniowo
Wynagrodzenie na poziomie zbliżonym do TVöD EG 8
Umowa na czas nieokreślony, rozpoczęcie pracy w najbliższym możliwym terminie

Meetingpoint Memory Messiaen e.V. jest organizacją non-profit działającą na pograniczu polsko-niemieckim. Nasza działalność koncentruje się na kulturze pamięci, edukacji obywatelskiej i historycznej oraz transgranicznej współpracy kulturalnej. Do naszego zespołu poszukujemy osoby dobrze zorganizowanej i rzetelnej, która będzie wspierać dyrektorkę zarządzającą w sprawach administracyjnych, finansowych i związanych z pozyskiwaniem oraz rozliczaniem dotacji, a w razie jej nieobecności przejmie bieżące zadania organizacyjne i administracyjne. Osoba zatrudniona na tym stanowisku będzie ściśle współpracować z dyrektorką zarządzającą, księgowością, osobami odpowiedzialnymi za projekty oraz zewnętrznym biurem obsługującym płace.

Zakres obowiązków

Administracja i organizacja

• Bieżąca administracja stowarzyszenia oraz dbanie o wewnętrzne procedury i ich dalsze usprawnianie
• Rejestrowanie, digitalizacja i archiwizacja faktur oraz dokumentów księgowych
• Wsparcie dyrektorki zarządzającej w bieżącej pracy oraz przejmowanie bieżących zadań organizacyjnych i administracyjnych podczas jej nieobecności

Finanse i dotacje

• Obsługa faktur, w tym ich przypisywanie do odpowiednich projektów i kosztów oraz monitorowanie dokumentów i płatności
• Przygotowywanie i realizacja przelewów zgodnie z obowiązującymi zasadami zatwierdzania i autoryzacji oraz kontrola płatności i terminów
• Prowadzenie zestawień finansowych, płynnościowych i projektowych
• Bieżąca współpraca z księgowością finansową
• Wsparcie przy składaniu wniosków o dofinansowanie, w szczególności przy przygotowywaniu i aktualizowaniu budżetów oraz planów finansowania
• Przygotowywanie wniosków o wypłatę środków oraz udział w przygotowywaniu rozliczeń dotacji
• Kompletowanie i weryfikacja dokumentów i dowodów księgowych związanych z projektami
• Uzgadnianie z osobami odpowiedzialnymi za projekty kwestii dotyczących budżetów, stanu wykorzystania środków oraz otwartych spraw finansowych

Sprawy kadrowe i wsparcie dyrektorki zarządzającej

• Bieżąca współpraca z podmiotem prowadzącym obsługę kadrowo-płacową
• Administracyjna obsługa dokumentacji umownej oraz procesów związanych z rozpoczęciem i zakończeniem zatrudnienia
• Prowadzenie dokumentacji kadrowej oraz ewidencji terminów i spraw wymagających ponownego podjęcia
• Przygotowywanie informacji i zestawień stanowiących podstawę do podejmowania decyzji przez dyrektorkę zarządzającą

Profil kandydatki / kandydata

Oczekujemy

• Doświadczenia w administracji, finansach lub zarządzaniu dotacjami
• Swobodnego posługiwania się danymi liczbowymi, budżetami i dokumentami księgowymi oraz dobrej znajomości programu Excel
• Dobrej organizacji pracy i samodzielności – również podczas nieobecności dyrektorki zarządzającej
• Odpowiedzialności i jasnej, rzeczowej komunikacji
• Bardzo dobrej znajomości języka niemieckiego oraz dobrej znajomości języka angielskiego

Dodatkowym atutem będzie

• Doświadczenie w pracy w stowarzyszeniu, organizacji pozarządowej lub w sektorze kultury bądź edukacji
• Znajomość zasad rozliczania dotacji, ewidencji według miejsc powstawania kosztów oraz budżetów projektowych
• Doświadczenie we współpracy z księgowością, biurem podatkowym lub obsługą kadrowo-płacową
• Znajomość języka polskiego

Oferujemy

• Różnorodny i odpowiedzialny zakres zadań oraz możliwość samodzielnego kształtowania swojej pracy
• Ścisłą współpracę z dyrektorką zarządzającą i zespołami projektowymi
• Udział w międzynarodowych projektach z obszaru kultury, edukacji i pamięci historycznej
• Elastyczną organizację czasu pracy w ramach możliwości organizacyjnych
• Kameralny zespół i dobrą atmosferę pracy

Aplikacja

Prosimy o przesłanie aplikacji – krótkiego listu motywacyjnego, CV oraz odpowiednich dokumentów potwierdzających kwalifikacje – połączonych w jeden plik PDF do 30.09.2026 r. na adres info@meetingpointmm.eu.

W razie pytań prosimy o kontakt z dr Franziską Bartl, dyrektorką zarządzającą.